Tietosuojaseloste asiakkaille

[päivitetty 27.9.2020]

Tämä on Snowpark Parran (Vapaa-ajankeskus Parra Oy, y-tunnus 0761616-6) tietosuojaseloste, jossa kerrotaan miten asiakkaiden henkilötietoja käsitellään.

Selosteessa kerrotaan myös millaisia oikeuksia asiakkaalla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Seloste pidetään nähtävillä Snowpark Parran verkkosivuilla sekä toimitiloissa kassojen läheisyydessä. Siihen linkitetään asiakkaille tarkoitetuissa sähköpostiviesteissä. Seloste tarkistetaan ja päivitetään vuosittain.

 

Miksi henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja kerätään, jotta voidaan toteuttaa asiakkaan kanssa tehty sopimus kausikortista, välineiden vuokrauksesta, hiihdonopetuksesta tai muusta vastaavasta ostosta tai varauksesta.

Kussakin tilanteessa kerätään vain siinä välttämättä tarvittavat henkilötiedot. Palvelua ei voida toteuttaa ilman että asiakas antaa pyydetyt tiedot. Jos jokin pyydetyistä tiedoista on vapaaehtoinen, tämä ilmaistaan erikseen.

Jos henkilötietoja on tarkoitus käyttää suoramarkkinointiin, kuten uutiskirjeen lähettämiseen asiakkaan sähköpostiin, tähän kysytään asiakkaalta erikseen nimenomainen suostumus.

 

Mitä tietoja kerätään?

Eri tarkoituksiin kerätään eri henkilötietoja. Kukin näistä palveluista muodostaa oman rekisterinsä, yleistä asiakasrekisteriä ei ylläpidetä. Alla on seloste kustakin rekisteristä (suluissa rekisteristä käytettävä nimitys).

Asiakkaat, jotka lunastavat kausikortin (kausikorttikansio, kausikorttilista, sähköiset kausikortit)
– etu- ja sukunimi
– kasvokuva
– syntymävuosi (ei henkilötunnusta)
– puhelinnumero (alle 16-vuotiaalta huoltajan puhelinnumero)

Asiakkaat, jotka vuokraavat välineitä (vuokrauslomakkeet, ryhmien vuokrauslistat)
– etu- ja sukunimi
– kengännumero, pituus ja paino
– laskettelulaseja vuokrattaessa myös kotiosoite tai puhelinnumero
– sopimuksen tekijän allekirjoitus (voi olla esimerkiksi huoltaja)
– henkilötunnuksia ei kerätä, mutta asiakkaalla on velvollisuus pyydettäessä todistaa henkilöllisyytensä esimerkiksi henkilökorttia näyttämällä

Ryhmien (esimerkiksi koulut) vuokratessa välineitä riittää nimen osalta etunimi, jos se voidaan erehtymättä yhdistää henkilöön ryhmän sisällä (esimerkiksi luokan tunnuksen avulla). Kotiosoitteita, puhelinnumeroita tai allekirjoituksia ei ryhmävarauksissa pyydetä. Ryhmävarauksissa ei myöskään pyydetä todistamaan henkilöllisyyttä.

Asiakkaat, jotka tilaavat hiihdonopetusta tai osallistuvat siihen (hiihtokoulun varauskalenteri)
– tilaajan etu- ja sukunimi
– tilaajan sähköposti ja puhelinnumero
– opetukseen osallistuvien etunimet ja lasten osalta myös ikä
– puhelinnumero, josta tilaajan tai muun lapsista huolehtivan aikuisen tavoittaa opetusaikana

Vapaaehtoisesti tilaaja voi antaa myös muita tietoja opetukseen osallistuvista henkilöistä. Näitä voivat olla tiedot taitotasosta, tai esimerkiksi oppimistilanteeseen vaikuttavasta erityisen tuen tarpeesta.

Asiakkaat, jotka tekevät varauksen esim. ryhmälle (ryhmien varauskalenteri)
– tilaajan etu- ja sukunimi
– tilaajan sähköpostiosoite
– tilaajan puhelinnumero

Asiakkaat, joille lähetetään lasku (myyntireskontra)
– tilaajan etu- ja sukunimi
– tilaajan kotiosoite (tai tilaavan yhteisön osoite)
– tilaajan sähköpostiosoite
– tilaajan puhelinnumero

Jos osto tapahtuu maksusitoumuksella, saattaa maksusitoumuspaperi sisältää myös muita, maksusitoumuksen antajan siihen merkitsemiä tietoja (kuten henkilötunnus).

Asiakkaat, jotka tiedustelevat viestivälineiden kautta (sähköpostilaatikot, puhelin)
– sähköpostiosoite tai puhelinnumero
– nimi ja muut mahdolliset tiedot, joita asiakas viestissä antaa

Nämä tiedot tallentuvat puhelin- ja sähköpostipalveluiden historiatietoihin, vaikka niitä ei erityisesti muuten käsiteltäisi.

Uutiskirjeen tilaajat (uutiskirje-osoitteisto)
– sähköpostiosoite

 

Miten tietoja kerätään?

Tiedot kerätään lähes yksinomaan asiakkaalta itseltään, tai lasten osalta huoltajalta tai muulta hänestä huolehtivalta aikuiselta (kuten opettajalta). Poikkeuksena ovat puhelinnumerot, joita saatetaan etsiä esimerkiksi Fonectasta, jos se asiakkaan tavoittamiseksi erityisessä tilanteessa on tarpeen.

 

Kenellä on pääsy tietoihin?

Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työtehtävään ne suoraan liittyvät. Esimerkiksi hiihdonopetuksen varauskalenteria käyttävät myynnistä vastaavat henkilöt, kassatyöntekijät sekä hiihdonohjaajat.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin. Poikkeus tästä ovat kirjanpitoon sisältyvät asiakirjat kuten laskut, jotka ovat myös kirjanpitotoimiston ja tilintarkastajan käytettävissä.

Lain edellyttämissä tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella, mikäli viranomainen näin vaatii.

 

Miten ja missä tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa. Työntekijä, jonka työtehtävään tiedot liittyvät pääsee tietoihin henkilökohtaisesti saamansa linkin kautta, tai vaihtoehtoisesti yrityksen laitteen kautta. Yrityksen laitteet on suojattu salasanalla, F-Securen palveluilla sekä muilla tavanomaisilla turvatoimilla.

Koska Snowpark Parra käyttää tiedon käsittelyyn Googlen palveluita, tietoja säilytetään myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, kuten mallisopimuslausekkeita.

Välineiden vuokraussopimukset tehdään pääosin paperisina, ja ne säilytetään vuokraamossa henkilökunnan hallussa. Kausikortteihin liittyy paperinen lomake, joita säilytetään kassalla henkilökunnan hallussa. Laskettelukauden päätyttyä paperiset asiakirjat siirretään yrityksen toimistoon säilytystä ja myöhempää hävittämistä varten.

 

Miten kauan tietoja säilytetään?

Paperiset henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään (silppuamalla) laskettelukauden päättymistä seuraavan kalenterivuoden syksyllä (säilytysaika 1,5-2 vuotta). Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot hävitetään laskettelukauden päättymistä seuranneen neljännen kalenterivuoden syksyllä (säilytysaika 4,5-5 vuotta).

Jos jokin lainsäädäntö kuten kirjanpitolaki edellyttää joidenkin tietojen säilyttämistä pidempään kuin yllä on mainittu, niitä säilytetään sen vaatimusten mukaisesti.

Tilastointia varten tietoja voidaan anonymisoida, eli poistaa niistä esimerkiksi nimi ja muut sellaiset tiedot, joista henkilön voisi tunnistaa. Anonymisoidut tiedot eivät ole enää henkilötietoja ja niitä voidaan säilyttää pidempään.

Sähköpostitse tai puhelimitse tulleissa yhteydenotoissa olleet yhteystiedot säilyvät palveluiden historiatiedoissa eikä niitä lähtökohtaisesti poisteta lainkaan, jollei asiakas niin erikseen vaadi.

Uutiskirjeiden tilaajien sähköpostiosoite säilytetään niin kauan kunnes saaja pyytää poistamaan osoitteensa rekisteristä.

 

Mitkä ovat oikeutesi asiakkaana?

Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen, mitä tietoja hänestä on kerätty. Hänellä on oikeus vaatia tietojen korjaamista tai täydentämistä.

Asiakkaalla on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne alun perin kerättiin. Tietoja ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi yrityksen lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tai sallia tietojensa käsittely markkinointitarkoituksissa. Kuten edellä todettua, Snowpark Parra kysyy suoramarkkinointiin nimenomaisen luvan, jonka voi myös milloin tahansa peruuttaa ilmoittamalla siitä yrityksen sähköpostiosoitteeseen info@parra.fi.

Asiakkaalla on oikeus siirtää antamansa tiedot toiseen järjestelmään.

Koska Snowpark Parran on varmistuttava siitä, että asiakas on juuri se henkilö, jonka omista tai huollettavan henkilötiedoista on kyse, on yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvä pyyntö tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna.

Pyynnön voi lähettää paperilla os. Snowpark Parra, Luovantie 700, 64700 Teuva, tai kuvan allekirjoitetusta pyynnöstä os. info@parra.fi. Asiakkaan on lisäksi valmistauduttava osoittamaan henkilöllisyytensä erikseen sovittavalla tavalla, esimerkiksi kuvalla henkilökortista.

 

Mitkä ovat oikeutesi, jos Snowpark Parra ei noudata tietosuojasääntelyä?

Asiakkaalla, jonka omia tai huollettavan henkilötietoja on kerätty, on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Snowpark Parra ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

Yhteystiedot Snowpark Parra (Vapaa-ajankeskus Parra Oy)

Sähköposti info@parra.fi
Puhelin 040 843 4247
Postiosoite Luovantie 700
64700 Teuva
y-tunnus 0761616-6